تسهیل گری یا تسهیل سازی چیست . تسهیل گری یا تسهیل سازی در زمینه های مختلفی از جمله آموزش ، یادگیری تجربی ، حل اختلافات و مذاکرات استفاده می شود. می توان گفت فرایند کمک به گروه ها یا افراد برای یادگیری ، یافتن راه حل ، یا رسیدن به نتیجه با توافق طرفین است .

تسهیل گری یا تسهیل سازی برای افراد یا گروهها به عنوان یک تیم کاری یا شرکای تجاری این فرصت را فراهم می کند تا بدون کنترل یا هیچ نوع دستکاری ، خودشان بیاموزند یا پاسخهای خود را برای مشکلات پیدا کنند . تسهیلگران به مهارت های ارتباطی خوبی از جمله گوش دادن ، سوال کردن و بازخورد خوب دادن نیاز دارند .

تسهیل گری یا تسهیل سازی زمانی موثر است که یک تیم جهت دستیابی به اهداف مشخصی در حال تجربه مسائلی است که عملا مانع محسوب می شوند. این نوع موانع که برای تیم ها حل و فصل آنها به یک تسهیل گر نیاز دارد عموما از نوع موانع نرم هستند مانند : اختلاف درون تیم بر سر تعریف هدف ، اختلافات در شیوه کاری ، ناسازگاری تیمی و مشکلات مزمن پنهان. موانع سخت عموما از نوع فنی و سخت افزاری بوده که به دلیل قابل مشاهده بودن ، به راحتی بر طرف می شوند.

یک تسهیل گر ممکن است از طریق فرآیند حل مشکلات ( Problem Solving ) با تعریف خطوط راهنما به کمک تیم بیاید.

برای اینکه تیم بتواند در سریعترین زمان به حداکثر عملکرد خود دست پیدا کند تکنیکها و نکاتی را پیشنهاد می دهیم
قبل از تلاش برای هرگونه تسهیلگری یا تسهیل سازی ، مهم است مطمئن شوید ، مبانی پایه فعالیت و همکاری در تیم ساخته شده و همه با آن موافق هستند.

شفاف است که این مبانی مسیر راهنمایی را مشخص می کنند که یک تیم بر اساس آن وظایف و ماموریتی را که باید بر عهده بگیرد و ساختار آنها را درک کرده است . اگر هنوز این گام را برنداشته اید ، پیشنهاد میشود قبل از دعوت از تسهیل گران ، نسبت به طراحی ساختار سازمانی اقدام کنید. گاهی تیم ها منابع ارزشمندی را صرف می کنند تا بفهمند قرار است چه کاری انجام دهند. اگر تیم با این مسئله دست و پنجه نرم می کند ، پس وجود یک تسهیل گر باز هم می تواند مفید باشد .

تسهیل گری یا تسهیل سازی موفقیت آمیز تیم نیاز به ایجاد مشارکت فعال در بین تسهیل کننده ، مدیران ارشد ، مدیران تیم و اعضای تیم دارد. این همکاری زمانی موثرتر است که قوانین ، انتظارات ، چارچوب زمانی ، اهداف و معیارهای موفقیت روشن باشند . هدف کلی ایجاد فرهنگ تعهد و پاسخگویی نسبت به وظایف محوله در تیم است.

هدف تسهیل گری یا تسهیل سازی تیم ایجاد اعتماد ، ارتباطات باز ، شفاف سازی نقش ها و مسئولیت های کلیدی و ایجاد اهداف است. یک برنامه توسعه فردی موثر و یک توافقنامه منتورینگ باید بین تسهیلگر و افراد درون تیم ایجاد شود.

برای تسهیل گری یا تسهیل سازی موثر ، پیشنهاد می کنیم این قوانین را رعایت کنید:

1- نیازهای تیم مشخص باشد و بر روی نیازهای فعلی تمرکز شود و نه وضعیت آینده.

2- تأیید کنید که تیم آماده تسهیل گری است:

آ. آیا آنها پذیرای تسهیل گر خواهند بود؟

ب. آیا آنها درخواست تسهیل گری یا تسهیل سازی کرده اند یا به آنها گفته شده است که می بایست آن را دریافت کنند؟

ج . از تسهیل گری یا تسهیل سازی چه انتظاری دارند؟

3- انتظارات واقع بینانه را با تیم و مدیران ارشد تعیین کنید:

آ. نتایج مورد انتظار از تسهیل گری یا تسهیل سازی چیست ؟

ب . روشن کنید که آیا هدف ، تسهیل فعالیت تیم است یا انجام کوچینگ فردی یا سازمانی ؟

ج . اعتماد ایجاد کنید . تعیین کنید که چه کسی گزارش نتایج را دریافت می کند.

د . زمان و مکان تسهیلگری یا تسهیل سازی از قبل تعیین کنید.

4- تیم را مشاهده کنید:

آ. رفتارهای مخرب که توسط برخی افراد در فرآیند تسهیل گری یا تسهیل سازی بروز می کند را شناسایی کنید.

ب. موارد خاص رفتار نامناسب را مستند سازید.

ج. نقاط قوت و ضعف اعضای تیم و خود تیم را به عنوان یک واحد ثبت کنید .

د. آنچه اعضای تیم فکر می کنند که ممکن است مانع پیشرفت آنها در رسیدن به هدف شود را درک کنید.

5- جایی که تیم از الگوی های اندازه گیری توسعه تیمی مانند مدل Tuckman استفاده می کند ، همین مدل ها را مبنای اندازه گیری های بعدی قرار دهید .

آ. درک کنید که تیم در حال حاضر کجاست. رفتارهایی را ثبت کنید که نشان می دهد تیم در آن مرحله است.

ب. تاریخ تشکیل تیم را بشناسید و بزرگترین چالش در کار تیمی آن را ثبت کنید .

ج. چارچوب و منشور توسعه تیمی که به خوبی مدون شده باشد می تواند تیم را به مرحله بهره وری برساند .

تسهیل کننده گر باید اطمینان حاصل کند که منشور تیم ، قبل از هرگونه تغییر و تحول ،به خوبی توسعه یافته و

وجود دارد.

6- تهیه یک برنامه بهبود:

آ. تأثیر رفتارهای تیم ، مثبت و منفی را شرح دهید.

ب. بررسی دلایلی که منجر به نتایج بد در تیم می شود.

ج. انتظارات تغییر واقع گرایانه از رفتار تیم را تعیین کنید.

د. برنامه بهبود را در حول نقاط قوت اعضای تیم و تیم بسازید.

ه. اقدامات اصلاحی خاص را برای غلبه بر نقاط ضعف مشاهده شده ، توصیف کنید.

ی. هر نوع آموزش را که ممکن است لازم باشد و چگونگی دستیابی به آن آموزش شرح دهید.

7- محرمانه بودن:

آ. اطمینان حاصل کنید که آنچه که مشاهده شده، توصیه شده یا کمک شده محرمانه باقی می ماند.

ب. اگر یک یافته باید به شخص بالاتر در سازمان گزارش شود ، در ابتدا باید تیم مطلع شود.

8- پیگیری:

آ. زمانی را برای پیگیری با تیم تعیین کنید تا ببینید پیشرفت حاصل شده است یا خیر.

ب .از آنها بخواهید که بطور منظم درمورد آنچه کار می کند و کار نمی کند ، تسهیل گر و مدیران را مطلع کنند.

چند توصیه برای تسهیل گری یا تسهیل سازی بهتر :

– با تیم بر سر اهداف مشخص، تشکیل تیم گفتگو کنید تا مطمئن شوید که خود درک کاملی از این اهداف دارند.

– مرتبا به منشور تیم مراجعه کنید تا تمرکز حفظ شده و از حاشیه ها کاسته شود .

– برخی از اعضای تیم که تمرکز کمتری دارند را جداگانه وارد فرآیند کوچینگ کنید .

– برنامه های مخفی را که توسط یک یا چند نفر از اعضای تیم ممکن است جداگانه در جریان باشد کشف و حل کنید .

– اعضای تیم را به پاسخگو بودن در مورد اقدامات خود تشویق کنید.

– به تیم کمک کنید تا موانعی را که بر پیشرفت تأثیر می گذارد ، تعریف کند. اگر لازم است از طریق کوچینگ به اعضای تیم کمک کنید تا بر این موانع غلبه کنند .

– تیم را از مرحله امید داشتن به تیم بودن به مرحله وجود یک تیم واقعی سوق دهید .

– بهره وری در کار تیمی را به مهارت حل مشکلات گره بزنید .

– به تیم کمک کنید تا الگوی موفقیت تیم های برتر دیگر را الگوبرداری کند .

– بر احساس ناامیدی و ناکامی در تیم غلبه کنید.

– تیم را درگیر مشوق های بیرونی و انگیزه های درونی کنید تا بتوانند مجددا بر روی وظایف خود تمرکز کنند.

– اعضای تیم را که در خصوص توسعه فردی یا در مواجهه با یکدیگر دچار چالش های بسیار جدی تر هستند ، وارد فرآیند کوچینگ کنید .

– نقش ها و مسئولیت های اعضای تیم را تعیین و شفاف سازی کنید.

– شیوه های خوب جلسات درون تیمی را ایجاد کنید و قوانین مشخصی را وضع کنید تا از وقت خود در جلسه بیشترین بهره را ببرند .

– اختلال در فرآیند تسهیل گری یا تسهیل سازی را از سوی اعضای تیم نپذیرید.

– کسانی را که عقب مانده یا ساکت هستند ، تشویق و درگیر کنید.

– به تیم کمک کنید تا روی آنچه ممکن است تمرکز کند و آینده را قدم به قدم بسازد.

تیم با هر مشکلی که روبرو شده باشد همیشه مشورت و در میان گذاشتن آن با یک نفر دیگر می تواند ایده خوبی باشد . اگر در شرکت افرادی با مهارت تسهیل گری یا کوچینگ حضور دارند حتما مشکلات با آنها طرح شده و به بحث گذاشته شود تا بتواندی دیدگاه های بهتری در خصوص حل مشکلات تیمی داشته باشید . هنگامی که علت مسئله به طور کامل درک شود ، تدوین برنامه عملی برای بازگرداندن تیم در مسیر خود، گام بعدی خواهد بود.

همواره پیشگیری بهتر از درمان است . خوشبختانه با وضع خطوط راهنما و دستورالعمل هایی می توان تیم ها را در مسیری نگاه داشت که کمتر به تسهیل گر نیاز داشته باشند و در صورت عمل به این دستورالعمل ها ، فرایند تسهیل گری یا تسهیل سازی بسیار آسان تری را تجربه خواهند کرد.

در اینجا یک چک لیست از دستورالعملی که می تواند نیاز به مداخلات تسهیل گری یا تسهیل سازی را در تیم ها کاهش دهد ارائه می نمایم :

1- تعیین اهداف و دستاوردهایی که تمام اعضای تیم بپذیرند ، به همین طریق ، افزایش احساس تعلق به تیم بسیار مهم است. قبل از تسهیل گری یک تیم یا حتی ارائه اطلاعات ، سؤال از آنها که انتظار دارند تا پایان جلسه به چه چیزی دست بیایند ، یک اقدام مهم است. اجازه دهید اعضای گروه انتظارات خود از جلسه را به زبان بیاورند تا دیدگاهی یکسان برای جلسه برقرار کنند. در پایان جلسه نیز مستندات انتظارات گروه و اینکه چه دستاوردهایی داشته اند را برای تیم ارسال کنید.

2- اجازه دادن به هر تیم برای تعیین معیارهای عملکردی خود – نه معیارهای دیکته شده بلکه آن معیارهایی که خود قبول دارند و دنبال می کنند – منجر به موفقیت بیشتر خواهد شد.

3- ترغیب اعضای تیم به بروز اختلاف نظر ، یک راه سازنده مثبت برای حل مشکلات است. اعضای تیم برای داشتن اختلاف نظر سازنده باید با یکدیگر احساس راحتی کنند. قبل از تسهیل یک تیم ، قوانین رفتاری مشخصی را وضع کنید و مطمئن شوید که همه آنها را درک کرده اند.

مانند:

• به همه ایده ها و نظرها اجازه طرح شدن می دهیم.

• فعالانه گوش می کنیم.

• به آنچه دیگران می گویند احترام می گذاریم.

• اجازه مشارکت در بحث به همه می دهیم.

• اجازه می دهیم یک نفر به طور همزمان صحبت کند.

• درمورد موضوعات بحث می کنیم ، نه افراد.

4- بررسی اقدامات گذشته در هنگام برنامه ریزی برای آینده ، به تیم کمک می کند تا ببینند که کجا موفق و ناموفق بوده اند و چرا این اتفاق افتاده است. آنها می توانند از اشتباهات خود بیاموزند.

5- تصمیم گیری با اجماع همه اعضای تیم کمک می کند تا احساس کنند که ایده های آنها در نظر گرفته شده و آنها بخشی از رویه ها هستند. ایجاد فرصتی برای رای دادن به تیم ها کمک می کند تا در نهایت به اجماع برسند.

6- حفظ انسجام و حفظ احساس وحدت ، به تیم این حس را می دهد كه هدف مشتركی دارند كه می تواند برای حرکت كل تیم به سطح بالاتری از عملکرد به کار آید.

7- تلاش برای هم افزایی هنگامی اتفاق می افتد که اعضای تیم افکار و ایده های خود را مبتنی بر افکار و ایده های سایر اعضای تیم بنا کنند و اجازه دهند که خلاقیت در تیم سیال باشد .

8- ایجاد یک فضای کاری راحت ، حال و هوای مثبت و فعالی ایجاد می کند که در آن اعضای تیم بتوانند با یکدیگر تعامل داشته و عملکرد بهتری داشته باشند.

9- استفاده از فضای فیزیکی که برای کار تیمی مساعد باشد از جمله درجه حرارت مناسب و صندلی راحت و … می تواند خود محیطی تسهیل گرد باشد. برای جلسات تسهیل گری یا تسهیل سازی نیز از چنین فضاهای فیزیکی استفاده کنید. فضای کاری یا فضای جلسات را مانند عقل سلیم فرض کنید که می تواند ورای اندیشه های ما فکر کرده و ایده پردازی کند. قرار دادن وسایلی مانند وسایل ضبط صدا ، یادداشت برداری فعال ، نشانگرهای رای دهی و ابراز احساسات و .. می تواند در ایجاد چنین فضایی کمک کند. فضای فیزیکی باید به گونه ای باشد که ارتباطات چشمی در آن مختل نشود.

10- گوش دادن به یکدیگر و ارائه بازخورد مفید جزو مهارتهای اساسی برای همه اعضای یک تیم محسوب می شود. آنها باید بتوانند آنچه دیگران می گویند را درک کنند. این مهارت باید در طول تمرینات تیم سازی تقویت شود . افرادی که بیش از حد حرف می زنند ، می توانند در جلسات تسهیل گری تیمی یا تیم سازی اختلال ایجاد کرده و تیم را به راحتی به سمت تفکر کار گروهی ببرند.

در حالی که سرکوب جریان ایده ها یک هدف در تسهیل گری یا تسهیل سازی محسوب نمی شود ، دو روشی که ممکن است تسهیلگر برای مهار شخصی که به دیگران اجازه نمی دهد ایده های خود را طرح کنند ، بکار می رود:

الف- جابجایی فرد مختل کننده به سمت غیر مسلط تسهیل کننده ( سمت غیر مسلط سمتی است که تسهیلگر تماس چشمی کمتری با اعضای تیم در آن دارد )، محدود کردن تماس مستقیم چشمی با تسهیلگر و افزایش مشارکت دیگران در بحث.
یکی از راه های جابجایی مخاطب پس از نشستن آنها بدون آنکه جلب توجه کرده باشیم این است که نشانگرهای رنگی در مرکز میز قرار دهیم و از افراد بخواهیم تا هر کدام یک نشانگر را بردارند. سپس با توجه به رنگ نشانگری که مخاطبین هدف برداشته اند می توانیم از آنها بخواهیم که جاهای خود را تغییر دهند. این تکنیک برای شکستن کلیشه ها و جابه جایی موثر افراد در سمت های غالب و غیر غالب خودشان موثر است .

ب- قدم زدن در اتاق و اشاره مستقیم به افراد می تواند در ترغیب آنها به حرف زدن یا توصیه به آنها در سکوت بیشتر موثر باشد.

11- استفاده از انتقاد سازنده برای تسهیل تعامل تیمی ، اغلب مؤثر است ، اگرچه نباید انتقاد مستقیم از اشخاص صورت گیرد. بحث های سازنده به تیم ها کمک می کند تا تصمیم گیری بهتری بگیرند.

12- اجازه دادن به اعضا برای بیان کامل و صریح ایده های خود امری اساسی است. اما هنگامی که اعضا ایده های خود را طرح می کنند ، مهم است که مطمئن شویم که آنها برنامه های شخصی خود را دنبال نمی کنند. هر چند شنیدن تمام ایده ها حتی اگر با اهداف کار آن تیم تطبیق نداشته باشد مهم است . تسهیل گری تیمی که در آن افراد ایده آل های خود را دنبال می کنند و یا تلاش می کنند تا آنها را در دستور کار قرار دهند ، دشوار است . جهت مدیریت این امر می توانید از تکنیک پارکنیگ استفاده کنید .

در ابتدای جلسه ، توضیح دهید که پارکینگی برای مستندسازی افکار یا پیشنهادهایی که ممکن است فعلا در تیم موضوعیتی نداشته باشد ، وجود دارد . این امر به شرکت کنندگان کمک خواهد کرد تا درک کنند که مشارکت مهم است ، اگرچه ایده های آنها ممکن است بعدا دیده شوند . به این ترتیب هم ایده های افراد شنیده می شود و هم روند جلسه مختل نمی گردد و هم فرصتی برای مدیران ارشد ایجاد می کنند تا بیشتر با معیارها و نظرات و ایده های جانبی تیم آشنا شوند.

13- شناخت افراد توسط دیگر اعضای تیم فرصتی ایجاد می کند که راحتتر تخصص ، ایده و افکار خود را با بقیه تیم به اشتراک بگذارند.

14- کمک به اعضای تیم توسط مدیران ارشد در جهت تحقیق اهداف تیمی حتی اگر به صورت شخصی باشد ، این تعهد را در بین اعضای تیم ایجاد می کند که به یکدیگر کمک کنند . اعضای تیم باید احساس راحتی کرده و درخواست کمک کنند.

یک رویکرد برای نگه داشتن جلسات در مسیر خود ، تهیه دستور جلسه است. تشریح اهداف جلسه و مشخص کردن موضوع ، برای بحث ضروری است. دستور جلسه را در سه ستون تهیه کنید : در ستون اول موضع های مورد بحث را درج کنید .

در ستون دوم فعالیت های مرتبط با موضوع که در جلسه قبلی انجام شده یا می بایست انجام شده باشد را درج کنید و در ستون سوم فعالیت های مرتبط با موضوع که می بایست تا جلسه بعد انجام شود را درج کنید . اعضا در قبال انجام وظایف محوله پاسخگو هستند. اگر اعضای تیم به دلیل تغییر اولویت ها قادر به انجام تعهدات خود نباشند ، جلسات فرصتی را برای آنها فراهم می کند تا از دیگران درخواست کمک کنند.

15- ارزشگذاری رویکردهای خلاقانه برای حل مشکلات از ویژگیهای تیم های موثر است. خلاقیت راهی برای تحریک اعضای تیم به سمت عملکرد بهتر و افزایش بهره وری است.

16- تزریق انعطاف پذیری در افکار و عملکرد تیم باعث می شود اعضای تیم رشد کنند ، راحتتر احساس اشتباه کنند و به توانایی خود در کمک به دستاوردهای تیم ایمان داشته باشند. اگر تیم سفت و سخت باشد ، خلاقیت در آن شکل نمی گیرد.

تسهیل گری یا تسهیل سازی همانقدر که یک مهارت علمی است یک هنر نیز هست. مهارتی است که از طریق تعامل با تیم ها بدست می آید. درک رفتار انسان ها در محیط های کاری از کلیدهای موفقیت در تسهیل گری است. تیم سالم یک سیستم است ، درست همانطور که یک شرکت یک سیستم است.

در خلا ، ظهور یک تیم خوب به ندرت اتفاق می افتد . مدیران ارشد و تسهیلگر باید ارتباط مستقیم با تیم داشته باشد تا از پیشرفت در جهت رسیدن به هدفشان پشتیبانی کند. تیم های تازه تشکیل شده یا افراد تازه وارد نیاز به نظارت دقیق تری دارند. تسهیلگر و رهبر تیم باید به توانمندی اعضای تیم احترام بگذارند تا آنها بتوانند مسئولیت موفقیت خودشان را به عهده بگیرند.

دیگر مقالات مرتبط با نیروی انسانی :

• مدیریت انرژی یا مدیریت زمان ؟
• آموزش منابع انسانی با توجه به تحولات دنیا
• جذب مدیران کلیدی ( Head Hunting ) چیست؟
• کوچینگ – هنر توسعه فردی در شرکت ها