تیم سازی چیست ؟

 

برای تیم سازی تعاریف مختلفی ارائه شده است. یک تعریف معتبر آن توسط سایت راهنمای مطالعات مدیریت ، ارائه شده و عبارت است از :

تیم سازی،  اشاره به فعالیت های مختلف انجام شده، برای انگیزه دادن به اعضای تیم و افزایش عملکرد کلی تیم دارد.

 

همچنین تیم سازی را به اشکال زیر نیز می توان تعریف کرد :

 

توانایی شناسایی کارکنان و ایجاد انگیزه  در آنها برای تشکیل یک تیم که در کنار یکدیگر می مانند، با یکدیگر کار می کنند و با هم به اهدافی دست می یابند.

تیم سازی یک اصطلاح عمومی برای انواع فعالیت های مختلف است که جهت ارتقا روابط اجتماعی و تعریف نقش در تیم ها استفاده می شود و اغلب شامل وظایف مبتنی بر همکاری می شود.

هنگامی که افراد با علاقه، نگرش و برداشت مشابه با یکدیگر همکاری می کنند تا برای یک هدف مشترک کار کنند، تیم تشکیل می شود. هر فرد به طور یکسان سهم خود را ادا می کند و وظایف خود را برای رسیدن به اهداف تیم و سازمان، به بهترین شکل انجام می دهد. اعضای تیم به شدت تلاش می کنند تا به انتظارات دیگر اعضای تیم پاسخ دهند و با موفقیت انجام وظیفه نمایند.

یک تیم نمی تواند کارش را به خوبی پیش ببرد، مگر آنکه  و تا زمانی که هر یک از اعضا، در انجام مسئولیت های خود متمرکز و جدی باشند. برای هر عضو تیم، تیم به عنوان اولویت قرار می گیرد و علاقه ها و منافع شخصی در وهله بعدی جا می گیرند.

هر یک از اعضای تیم باید انگیزه کافی برای نمایش بهترین خود را داشته باشد. وظایف به اعضای تیم محول نمی گردد بلکه هر یک از اعضا فعالانه وظایفی را متقبل می شوند. آنها باید پیش بروند و چالش را بپذیرند.

اجازه بدهید تا یک مثال بزنم :

حمید و شهرام  به یکی دیگر از اعضای تیم که نقش رهبر تیم را دارد گزارش می دهند. رهبر تیم اعتقاد زیادی به این دو داشته و همیشه از آنها در برابر دیگران قدردانی و تمجید می کند. تیم او از تیم های دیگر جلوتر است و هرگز از اهدافشان کوتاه نمی آیند. رهبر این تیم  هرگز حمید و شهرام را برای برداشتن مسئولیت های جدید متقاعد نمی کند و آنها خود به دنبال پذیرفتن مسئولیت های جدید هستند.

فکر می کنید چرا  حمید و شهرام همیشه مشتاق کار هستند؟ پاسخ به این سوال، فعالیت های مختلفی است که رهبر تیم آنها انجام داده تا به آنها انگیزه دهد و بهترین نتیجه را از آنها بگیرد. اینکه چه فعالیت هایی اینجا انجام شده است، تیم سازی را توضیح می دهد.

نمی توان انتظار داشت که یک تیم برای خودش شکل بگیرد و حتی اگر چند نفر با علاقه مشترک دور هم جمع شوند، بتوانند یک تیم موفق بسازند یا به صورت تیم به راه خود ادامه دهند. عامل انگیزه در تیم سازی نقش محوری دارد.

همه ما از نسل بشر هستیم و مورد تحسین قرار گرفتن را دوست داریم. هر فردی که وظایف فردی ، اجتماعی، قانونی و حرفه ای خود را به آن صورت که از آن انتظار می رود انجام دهد، باید در برابر چشم دیگران مورد تحسین قرار گیرد. چنین فردی انگیزه کافی برای بهبود عملکرد خود حتی بهتر از آنچه که بوده، خواهد داشت. از سوی دیگر، خلع انگیزه یا تنبیه نسنجیده فردی که در وظایفش کوتاهی کرده نیز می تواند بسیار مضر باشد.

 

نمونه فعالیت هایی که می تواند یک تیم سازی خوب را در پی داشته باشد:

 

• اعتماد سازی بین اعضای تیم را در دستور کار قرار دهید و دائما آن را تشویق کنید.

اعضای تیم باید برای حداکثر خروجی ممکن به یکدیگر اعتماد کنند.  مثلا چشم نیم از اعضای تیم را ببندید و از آنها بخواهید تا با کمک و راهنمایی نیمی دیگر از هم تیمی ها به یک فعالیت مشخص که تا حدی نیز ریسک دارد بپردازند. این تمرین را تکرار کنید و این بار جای اعضای تیم را تغییر دهید .چنین تمرین هایی بیش از آنکه فکر کنید در اعتماد سازی تیمی مفید هستند. فرد ممکن است در ابتدا کمی تردید داشته باشد، اما لحظه ای که او بدون اینکه صدمه ببیند، فعالیت محوله را به کمک هم تیمی خود انجام دهد،  شروع به اعتماد به او می کند. عامل اعتماد در طول زمان افزایش یافته و روابط میان اعضای تیم بهبود می یابد.

 

• اعضای یک تیم باید دیگر اعضا را به خوبی بشناسند. شما نمی توانید با کسی که نمی شناسید کار کنید.  

تمرین های زیادی وجود دارد که اعضای تیم یکدیگر را بهتر بشناسند. مثلا اعضای تیم را دو به دو مقابل یکدیگر قرار دهید و از آنها بخواهید که هر چه در مورد نفر دیگر می دانند، بگویند. بخواهید که در مورد رنگ مورد علاقه ، تفریح مورد علاقه و دیگر علاقه های یکدیگر بنویسند و نفر مقابل در صورت اشتباه یکدیگر را اصلاح کنند. چنین تمرین هایی باعث می شود تا اعضای تیم، حقایق جالبی را در مورد یکدیگر بدانند. از هر فرد تازه وارد بخواهید تا خود را در برابر دیگران به صورت مختصر معرفی کند.

 

• اعضای تیم باید با یکدیگر سازگار و منطبق باشند.

فعالیت هایی از جمله گردش دسته جمعی، می تواند مفید باشد چرا که باعث می شود تا با همدیگر آشنا شوند و در هر موضوعی آزادانه با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. به افراد اجازه دهید خانواده های خود را نیز بیاورند. افراد به این ترتیب خیلی بیشتر به هم نزدیک می شوند و روابط بهبود می یابد.  به عنوان رهبر تیم تاریخ های مهم را در مورد تک تم اعضای تیم خود به یاد داشته باشید مانند تاریخ تولد، تاریخ ازدواج یا هر تاریخ مهم دیگری که برای آن فرد مهم است و فراموش نکنید که در آن تاریخ آنچه را که باید انجام دهید. فضا و محیط کار را به نحوی طراحی کنید که اعضای تیم با یکدیگر در تعامل باشند و کوچکترین نشانه های بد رفتاری را جدی بگیرید.

 

• فعالیت هایی را تشویق کنید که افراد به عنوان یک تیم واحد برای انجام آنها، حول یکدیگر جمع می شوند و به صورت مشترک کار می کنند.

این فعالیت ها لزوما نباید در حیطه وظایف یا تخصص اعضای تیم باشد و حتی می تواند به صورت یک بازی یا درست کردن یک شی طراحی شود. برای این منظور وسایلی همچون میخ ، طناب ، چوب ، میله و … را در اختیار اعضای تیم قرار داده و از آنها بخواهید تا چیزی درست کنند. از نحوه مشارکت افراد چه خوب و چه بد حتما شگفت زده خواهید شد و اعضای تیم خود را بهتر خواهید شناخت و به آنها نیز کمک می کنید تا یکدیگر را بهتر بشناسند. تمرکز و توانایی انجام کار افزایش می یابد و افراد یاد می گیرند تا به عنوان یک واحد یکپارچه کار کنند.

 

چرا تیم سازی :

 

فعالیت های تیم سازی بسیار مهم هستند زیرا که به توسعه کلی تک تک اعضای تیم کمک می کنند و به نوبه خود موجب بهبود عملکرد تیم نیز می شوند. این همبستگی بین کارکنان را تقویت می کند و احساس می شود انگیزه ای برای کار و دستیابی به اهداف وجود دارد.

انجام فعالیت های تیم سازی موقت و یکبار نیست بلکه تا زمانی که تیم در حال کار است، انواع فعالیت های تیم سازی می بایست به صورت هدفمند انتخاب و انجام شود، تا اعضای تیم را تشویق کند که سخت کار کنند و رویاهای خود را تحقق بخشند.

 

هدف از تیم سازی:

• کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری شرکت
• استفاده بهینه از مهارت های اعضای تیم در جهت هدف مشترک
• کاهش تعارضات بین اعضای تیم
• کنترل بهتر پروژه

 

چالش های پیش رو تیم سازی :

 

• تیم سازی، به عنوان یک ترفند در سازمانی که به دنبال “رفع سریع” ضعف و مشکلات در ارتباطات انسانی  یا نظام رهبری ناکارامد خود هستند، به کار گرفته شود که در اینصورت منجر به ایجاد تیم های غیرمولد و بدون دلیل و مسیر روشن موفقیت خواهد شد.

 

• تیم ها برای حل مشکلات خاص مونتاژ شوند، در حالی که علل اصلی آنها نادیده گرفته می شوند.

 

• دایر و همکاران سه چالش را برای سازندگان تیم برجسته کرده اند :
  • عدم مهارت های کار تیمی : یکی از چالش های پیش روی رهبران، یافتن کارکنان تیم گرا است. اکثر سازمان ها بر مؤسسات آموزشی تکیه می کنند تا این مهارت ها را به دانش جویان فرا دهند. با این حال، دایر معتقد است که دانش جویان عملا تشویق می شوند که به طور جداگانه کار کنند و بدون اینکه همکاری کنند، موفق شوند. بنابراین خود برای آموزش کار تیمی به کارکنان خود برنامه داشته باشید و تیم سازی را جزو فعالیت های اصلی و دائمی شرکت قرار دهید.
  • محیط کار مجازی و مرزهای فیزیکی سازمانی: طبق نظر دایر، کارکنانی که به صورت فیزیکی در یک سازمان نیستند، به طور فزاینده با هم کار می کنند اما معمولا قادر به ایجاد ارتباطات بنیادی با دیگر اعضا نیستند. ارتباط چهره به چهره در ایجاد یک محیط تیمی موثر بسیار مهم است. ارتباط چهره به چهره کلید ایجاد اعتماد است. تشکیل جلسات تیم سازی رسمی همراه با یک منتور به عنوان تسهیل کننده، می تواند موجب افزایش حس توافق در ارتباطات فردی بین اعضای تیم گردد.
  • جهانی سازی و مجازی سازی : تیم ها به طور فزاینده ای شامل اعضایی می شوند که دارای زبان ها، فرهنگ ها، ارزش ها و رویکردهای حل مسئله متفاوت هستند. جلسات “یک به یک” در برخی از سازمانها می تواند موثر باشد.

 

10 اصل مهم در تیم سازی :

 

ایجاد تعهد:

اعضای تیم باید هدف اصلی تشکیل تیم متعهد باشند و آگاهانه مسئولیت عضویت در تیم و آنچه به ایشان محول شده است را بردارند.

تعریف هدف مشخص:

از همان ابتدای تشکیل تیم باید هدف آن شفاف شده باشد و مطمئن شویم که همه اعضای تیم این هدف را درک کرده و پذیرفته اند.

تعریف ارتباطات و نحوه همکاری اعضای تیم:

تیم سازی به معنی ایجاد غرب وحشی و رها کردن افراد در زمین بازی نیست تا هر گونه که می خواهند مناسبات بین خود را تعریف کنند. تیم یک رهبر می خواهد که ارتباطات ، دستاوردها ، چالش ها و امکانات را مدیریت کرده و مطمئن شود که تیم در مسیر درستی قرار دارد.

هر یک از اعضای تیم می بایست ارتباطات سازنده با اعضای دیگر داشته باشند و آنچه که فکر می کنند و آنچه که انجام می دهند برای دیگران قابل درک باشد.

تعیین چارچوب حل تعارضات تیمی:

بهترین تیم ها نیز دارای تعارضاتی هستند یا خواهند شد. مهم است که مدیران از ابتدا چارچوب پذیرفته شده و کارآمدی را برای حل تعارضات تیمی تعریف کرده باشند. این راه حل ها می تواند کمک گرفتن از تسهیل گری ، ایجاد نظام فیدبک ، کوچینگ فردی یا گروهی ، کانون های ارزیابی عملکرد و … باشد.

تصمیم سازی:

تیم ها پیرامون یک هدف شکل می گیرند اما خود تصمیم هایبعدی را برای رسیدن به هدف می گیرند و عملکرد خود را تنظیم می کنند. مهم است که هر یک از اعضای تیم در تصمیم سازی مهارت داشته باشند و در آن به صورت فعالانه شرکت کنند. رهبر تیم در آوردن داده هایی که برای تصمیم سازی بهتر مفید هستند و همچنین مدیریت تصمیم ها البته نقش خاصی دارد.

نظم:

حرکت در چارچوب زمانی مشخص و انجام اقدام ها طبق برنامه ریزی قبلی در موفقیت کار تیمی بسیار مهم است. انرژی و انگیزه افراد حول هدف مشترک باید حفظ شود.

حل مشکلات:

مهارت حل مشکل یک ابزار بسیار حیاتی در جعبه ابزار کار تیمی است. اعضای تیم با ارتقای این مهارت می توانند سریعتر و بهتر طعم موفقیت را بچشند.

پاداش:

موفقیت شایسته پاداش است. کار تیمی موفق نمونه والایی از موفقیت است که حتما باید با پاداش همراه باشد.

پیگیری:

در کار تیمی لحظاتی پیش می آید که ممکن است ادامه کار حتی ناممکن به نظر برسد. در این لحظات روحیه و تعهد پیگیری می تواند نجات بخش کار تیمی باشد.

استفاده از فناوری:

خوشبختانه راه حل های مفید زیادی برای کمک به کار تیمی بهتر در اختیار ما قرار گرفته است. استفاده از نرم افزارها می تواند کمک قابل توجهی در افزایش بهره وری کار تیمی ، حل مشکلات و کاهش زمان و هزینه باشد.

 

روش های متنوعی برای تیم سازی وجود دارد که می توان به صورت کارگاهی برای کارکنان و افراد مختلف برگزار گردد تا روش اصولی کار تیمی را فراگیرند. من افتخار برگزاری کارگاه های منتور کوچینگ با محوریت تیم سازی در مدرسه اشتغال دانشگاه شریف را داشته ام که در شرکت ها و مراکز دانشگاهی دیگر نیز ادامه دارد.

 

منابع :

 

Business Dictionary

                                                    Management Study Guide

wikipedia