آخرین نوشته ها
مساله اصلی سازمان من چیست ؟ ( هنر مدیریت اجرایی )
کوچینگ مدیران اجرایی یک ابزار اصلی برای مدیریت بهتر است .
به عنوان مدیریت اجرایی شرکت یک روز صبح وارد شرکت می شوید و متوجه می شوید که چند نفر منتظر یکی از کارکنان شما برای یک جلسه کاری مهم هستند، اما همکار شما هنوز نیامده است . در فکر این موضوع هستید که به روی صندلی خود نشسته و متوجه یک ایراد در آن می شوید، ایرادی که در نتیجه عدم کنترل به موقع عملکرد صحیح آن، حالا و در همین زمان خود را نشان می دهد.
با مسئول امور اداری تماس می گیرید تا دلیل این سهل انگاری را جویا شوید و او عدم پرداخت به موقع هزینه قراردادهای پشتیبانی و مسائل مالی را به عنوان دلیل ارائه می دهد . از قضا همکاری که هنوز به جلسه ای که چند نفر منتظر آن هستند نیامده ، مدیر امور مالی است. نه به دلیل اینکه وی فرد وقت نشناسی است بلکه به دلیل اینکه برای چانه زنی اخذ یک وام بانکی چاره ای به جز حضور در بانک، آنهم در ساعتی که دلخواه رئیس بانک بوده ، نداشته است.
می دانید که با بی نظمی خسارت باری در سازمان روبرو هستید اما آن چیزی که علیرغم ساعت ها و روزها نمی توانید کشف کنید این است که چه مساله ای در سازمان شما باعث این همه بی نظمی شده است؟ چگونه می توان چنین مساله ای را مدیریت کرد و چه کسی مسئول آن است ؟
مثال معروفی است که می گوید خداوند در جزئیات است و این مثال درستی است ، چه در حال پرورش کودکی باشید یا اداره یک کشور. هر کاری که در سازمان انجام می شود فارغ از آنکه بوسیله چه کسانی و با چه هزینه ای انجام می شود، اگر به صورت روزانه کنترل نشود، به زودی دیگر کیفیتی نخواهد داشت.
همه مسائل دیگر تنها کلافی از مشکلات خواهند بود که ابتدا و انتهایی ندارد و به عنوان مدیر وقت خود را با چانه زنی با کارکنان و حل موردی و موقتی یک مساله سپری خواهید کرد تا جایی که یا خود فرسوده شوید یا هیات مدیره انگشت اتهام را به سوی مدیر نشانه رفته و وجود او را مساله اصلی سازمان تشخیص دهد.
-
هر چیزی که مدیریت اجرایی آن را به عهده دارید، باید هر روز از آن مراقبت کنید :
مراقبت روزمره چیست ؟ اشتباه نکنید. مراقبت روزانه زیر نظر گرفتن مجموعه ای از رخداد ها یا انجام صحیح وظایف بوسیله برخی کارکنان نیست بلکه زیر نظر گرفتن چرخه حیات شرکت است. همین چرخه حیات است که مدیریت اجرایی موظف به مدیریت آن است. این چرخه شامل انجام کار و ماموریت اصلی شرکت ، ارتباطات در شرکت ، مسائل مالی، مدیریت نیروی کار، تدارکات شرکت و حفظ روح سازمان است.
-
کار و ماموریت اصلی شرکت :
هر شرکت چه تولید کننده محصول باشد و چه ارائه دهنده خدمات، یک ماموریت اصلی دارد که باید هر روز به درستی انجام شود. افراد درست در جای درست و در زمان درست باید قرار بگیرند تا این ماموریت محقق گردد. اگر کار شرکت انجام نشود مهم نیست که چه افرادی را در استخدام دارید یا چه مقدار زمان صرف انجام کار شده است یا در چه محدوده ای کار انجام شده است ، تنها یک چیز اهمیت پیدا می کند اینکه کاری که شرکت برای آن شکل گرفته انجام نشده است.
-
ارتباطات در شرکت:
ارتباطات بین انسان ها حاصل برنامه ریزی است و به همین دلیل می توان به آن جهت داد و برایش هدف گذاری کرد. این علاوه بر اینکه یک مزیت است، بزرگترین مشکلات را برای بزرگترین شرکت ها می تواند رقم بزند. ارتباطات فقط محدود به محیط داخلی شرکت نمی شود بلکه شامل تمامی مخاطبان بیرونی و مشتریان نیز می گردد.
-
مسائل مالی :
جزییات مالی را حسابدار ها می دانند و سیاست های مالی را مدیران عامل . اعداد نشان دهنده میزان تراکنش های مالی هستند اما این اعداد به دنبال تصمیم های مدیران به دنیای واقعی قدم می گذارند. اینها حقیقت هایی هستند که حتما می دانید.
-
مدیریت نیروی کار:
حل مشکلات در میان کارکنان، حفظ جوهره سازمان، نظارت بر سازمان و حفظ این نظارت ، سازماندهی کارکنان، ارزیابی عملکرد کارکنان و به طور کلی اطمینان از این که همه متمرکز بر شغل خود هستند – همه اینها توجه روزانه را می طلبد .
-
تدارکات شرکت :
به طریقی، در میان همه چیز، کف شرکت باید تمیز شود، تجهیزات باید حفظ و تعمیر شوند و منابع تامین گردند. اینها نیز مراقبت روزانه نیاز دارند.
-
روح سازمان:
حفظ اشتیاق به کار در کارکنان و اینکه به دیدگاه و ماموریت شرکت اعتقاد داشته باشند، یک نوع مراقبت نامرئی است. این تقریبا همیشه کار رهبر است و اگرچه همیشه ممکن است نسبت به آن آگاه نباشد، اما یکی از مهمترین وظایف روزمره اوست.
چگونه یک مدیر می تواند به جزییات حیاتی کارهای شرکت تحت مدیریت اجرایی خود آگاه باشد ؟
آیا راهی وجود دارد که مدیران در تصمیم گیری های خود دوپینگ کنند و تصمیم هایی بگیرند که با در نظر گرفتن جزییات فراوان تصمیم های خوبی باشند و شرکت را به سمت خوبی رهنمون سازند؟
بگذارید با افرادی که در استخدام خود دارید، شروع کنیم. شما مدیر با هوشی هستید . حتما در استخدام مهمترین و کلیدی ترین مدیران خود مثل مدیر مالی ، مدیر منابع انسانی و … شخصا وارد عمل شده اید و حتی همکاری بهترین شرکت های مشاور منابع انسانی را برای استخدام بهترین ها در اختیار داشته اید.
به خوبی می دانید که بهترین افراد یعنی آنهایی که امروز برای به عهده گرفتن وظیفه ای مشخص در حد و اندازه های امروز شرکت مناسب هستند. اما فردا، هفته آینده و سال آینده روزهای دیگری هستند. شرکت هم شرکت دیگری است. احتمالا در اندازه های متفاوت و شاید با وظایف متحول شده .
به عنوان مدیر وظیفه شماست که هر روز مدیران کلیدی خود را زیر نظر داشته باشید و مطمئن شوید که مناسب اندازه و ماموریت امروز شرکت هستند. مدیران کلیدی شرکت به شما گزارش می دهند و اینگونه است که می فهمید کار و ماموریت اصلی شرکت انجام می شود یا خیر. اینکه افراد درست در زمان درست و در مکان درست حضور دارند یا خیر.
همه افرادی که به استخدام در آورده اید عالی هستند، اما آیا ارتباطات خوبی نیز در شرکت به صورت داخلی و با دیگر افراد و شرکت ها وجود دارد. تخصص و کار انسان ها در محیط ارتباطی ایشان پدیدار می گردد. وظیفه مدیر تعریف ، کنترل و تصحیح این محیط ارتباطی است تا کار به خوبی در آن جریان یابد و ماموریت اصلی شرکت محقق گردد.
از آنجا که انسان ها خود در شکل گیری این محیط ارتباطی نقش دارند به همان اندازه که انسان ها می توانند با یکدیگر متفاوت باشند به همان اندازه نیز می توانند تغییرات بعدی محیط ارتباطی و روابط بین فردی را رقم بزنند. تغییراتی که روزمره است و نباید از نظر مدیر مخفی بماند. به موقع باید بررسی و ارزیابی شود تا تغییرات لازم در آن انجام گردد.
آیا سازمان روح خود را حفظ کرده است. آیا کارکنان و حداقل مدیران کلیدی ، هنوز به ماموریت اصلی شرکت اعتقاد دارند و با آن تطبیق یافته اند؟ آیا سازماندهی کارکنان به خوبی صورت گرفته است ؟ عملکرد کارکنان به درستی صورت می گیرد ؟ مشکلات کارکنان به موقع حل و فصل می شود و مطمئن هستید که همه بر روی شغل خود مترکز هستند و نه چیز دیگری ؟ بدون مراقبت روزمره نمی توان به این سوالات پاسخ درستی داد. بنابراین مساله اصلی هر سازمانی می تواند فقدان مراقبت روزمره باشد.
اما مراقبت روزمره چطور امکان پذیر است. شرکت ها به این دلیل به استخدام مدیران عامل روی می آورند که به اندازه کافی رشد یافته اند و به دنبال افزایش سهم در بازار یا برنامه ها و اهداف خاص خود هستند. در شرایطی که هیات مدیره خواسته یا ناخواسته ماموریت اصلی مدیر عامل را حفظ و توسعه بازار و در یک کلام فروش بیشتر تعریف کرده است چگونه می توان بر روی چیزی به جز اعداد فروش مترکز شد و به مسائل از دریچه ای متفاوت نگریست ؟
واقعیت این است که نمی توان همزمان چند عینک را بر روی صورت یک نفر قرار داد اما می توان چند عینک را بر روی صورت چند نفر گذاشت و نتیجه مشاهدات را به یک نفر گزارش داد. مدیران هوشمند به دنبال عینک های بیشتر ( تخصص بیشتر و صرف وقت برای انجام کارهای بیشتر توسط خود ) نمی روند.شخصا گزارش می گیرند اما شخصا ارزیابی نمی کنند. شخصا مشکلات را شناسایی می کنند اما به تنهایی برای حل آنها اقدام نمی کنند.
ارزیابی های حرفه ای سازمانی ، تیم سازی ، تسهیل گری مدیران ، منتورینگ منابع سازمان و کوچینگ همگی به شیوه های گوناگون به عنوان ابزارهای قدرتمند مدیران در دستان ایشان هستند و به مدیر امکان مراقبت از سازمان و انجام تغییرات در صورت لزوم را می دهند.
پرسش :
به عنوان مدیریت اجرایی چندبار تجربه داشته اید که علل اصلی مشکلات سازمانتان، پایین بودن کیفیت در ارتباطات بین فردی است؟
آیا تابحال به کوچینگ مدیران اجرایی، به عنوان راه حلی برای افزایش پرفورمنس مدیران کلیدی خود، فکر کرده اید؟
منابع :
